La convention constitutive date du 31/10/2014. Elle a été actualisée au 1er juillet 2018, et elle est valide jusqu’au 30/06/2022.

L'adhésion au groupement se fait comme suit :

- La demande d’adhésion est effective à partir de la date d'entrée en vigueur du nouveau marché.

- Elle nécessite une délibération pour habiliter l'autorité territoriale à procéder à l'adhésion.

- Elle est formalisée par un courrier adressé au Conseil départemental et signé par l'autorité territoriale.

- Adhésion à titre gracieux (pas de cotisation)

- Frais de gestion pris en charge par le Conseil départemental

Le retrait du groupement ne peut se faire que :

- Lors du recensement des besoins effectué avant une nouvelle consultation (renouvellement du marché)

- Et par délibération.

Convention groupement commande (PDF)

Le groupement réunit à ce jour :

27 communes

8 communautés de communes

la BDHV.

Un groupement : pour quoi faire ?

réaliser ensemble des achats :

- de produits destinés à l’équipement des documents imprimés, audiovisuels et sonores pour en assurer la protection, la consolidation et la réparation de premier niveau, de matériel permettant la présentation et le classement des collections et la signalétique dans les bibliothèques.

- de machines et petits ustensiles pour l'exécution des différents travaux réalisés sur les documents 

Qui fait quoi ?

Le Conseil départemental :

- En tant que coordonnateur du groupement, il organise la consultation des prestataires potentiels, la notification du marché et assure son exécution dans les règles de l’art.

La BDHV :

- recueille les besoins et centralise les commandes pour les transmettre au fournisseur de façon groupée,

- conseille les professionnels et les bénévoles pour leurs commandes.

Les collectivités membres du groupement :

- déterminent leurs besoins,

- transmettent leurs bons de commande selon le calendrier et les délais indiqués par la BDHV,

- vérifient la conformité de leur livraison / bon de commande (service fait),

- contactent directement le prestataire pour toute difficulté liée à leur livraison,

- assurent le paiement du prestataire dans le délai de 30 jours à réception de la demande de paiement,

- transmettent une copie de la facture acquittée à la BDHV