Si vous rencontrez une difficulté dans l'utilisation du catalogue collectif, vous trouverez peut-être la réponse dans la liste de questions fréquemment posées.
Quels sont les documents visibles ? Les documents réservables ?
Nous avons collectivement décidé de faire apparaitre un maximum de nos documents, mais de ne rendre réservable qu’une partie. Ce portail se veut une vitrine pour la richesse de nos collections.
Ne sont réservables que les livres et cd de plus d’un an. Ainsi, vos nouveautés sont protégées et restent à disposition de vos emprunteurs pendant un an (durée validée collectivement).
Les autres documents nécessitent de s’inscrire dans la bibliothèque détentrice pour pouvoir les consulter et/ou les emprunter. Pour les documents qui ne doivent pas apparaître, pensez à le préciser à votre prestataire afin que les versements tiennent compte de vos choix.
Comment faire apparaitre une bibliothèque dans la liste ?
Vous n’apparaissez pas dans la liste ? Une bibliothèque de votre réseau n’apparait pas ?
Pour être éligible, il faut que cette commune dispose d’une adresse mail valide et régulièrement consultée. Elle doit aussi s’engager à assurer le suivi des demandes.
Comment suis-je prévenu qu’un usager a choisi ma bibliothèque pour s'inscrire ?
Vous recevez un courriel de notification à l’adresse renseignée.
Quand un nouvel inscrit déclare être abonné dans votre bibliothèque, vous devez vérifier qu'il dispose bien d'un abonnement actif dans votre établissement.
Si c'est le cas, il vous suffira de modifier les dates d'abonnement sur le portail pour les faire correspondre aux dates d'abonnement de l'usager dans votre bibliothèque. Ainsi, il pourra bénéficier du service pendant toute la durée de validité de son abonnement dans votre bibliothèque.
Si ce nouvel inscrit ne dispose pas d'un abonnement dans votre bibliothèque, il aura 30 jours pour le réaliser. Au moment de son inscription, vous ferez correspondre les dates d'abonnement au portail des bibliothèques avec celles de l'abonnement de l'usager dans votre bibliothèque. A défaut de réaliser une inscription en bibliothèque dans les délais, son accès sera automatiquement suspendu.
Comment suis-je prévenu qu’un usager a demandé un document de mes collections ?
Si la BDHV n’a pas pu répondre à cette demande, vous êtes susceptible de recevoir le mail suivant :
OUI NON
Dans la mesure du possible et en fonction du nombre d’exemplaires présents dans le département la « bonne » réponse est OUI.
Accepter ou refuser, quelle est la règle commune ?
- Si le document est disponible et non réservé dans ma bibliothèque, je réponds OUI, le mets en prêt dans la bibliothèque demandeuse du regroupement « Prêt entre bibliothèque » et place le document dans la caisse navette et y plaçant un papier au nom de la bibliothèque demandeuse.
- Si le document est actuellement en prêt et non réservé par un de mes emprunteurs et si je suis la seule bibliothèque détentrice d’un exemplaire, je réponds OUI
Quelle bibliothèque est sollicitée pour répondre à une demande ?
La BDHV est sollicitée en premier, si elle possède le document et qu'il est disponible. Les autres bibliothèques du réseau sont sollicitées à tour de rôle en fonction des demandes des usagers. Un système de pondération par points permet de ne pas demander systématiquement aux mêmes bibliothèques de répondre aux demandes de réservations.
Quels sont les messages que reçoivent les usagers ?
- Un message lorsque le document arrive dans sa bibliothèque de rattachement et que le bibliothécaire a cliqué sur BIEN RECU
- Le cas échéant, un message lorsque la réservation ne pourra pas être satisfaite.
- Les usagers peuvent suivre l'évolution de leur demande depuis leur compte.
Si le document demandé appartient à la BDHV et est en prêt dans ma bibliothèque ?
Après l’avoir sorti de ma base, je place le document dans la caisse navette et y plaçant un papier au nom de la bibliothèque demandeuse. Si besoin, je le réserve à nouveau.
Combien de documents un usager peut-il réserver ?
Il peut réserver 3 documents. Les réservations sont automatiquement supprimées du compte de l'usager au bout d'un délai de 3 semaines à compter du clic sur le bouton "Bien reçu" par sa bibliothèque de rattachement.
Quelle adresse de courriel dois-je choisir pour recevoir les notifications ?
Le mieux est l’adresse fonctionnelle de l’établissement, une adresse de boite mail qui, en l’absence du responsable, puisse être ouverte par un des collègues.
Si je change de logiciel, que dois-je faire ?
Il faut préciser le versement hebdomadaire dans la commande au nouveau prestataire et se rapprocher de la BDHV pour les détails techniques et la relation à C3rb.
Si mon réseau de bibliothèque évolue, que dois-je faire ?
Pour ajouter ou retrancher un lieu de lecture de votre réseau, il faut vous rapprocher de la BDHV qui assurera le lien avec la société C3rb. Bien penser à mettre à jour les informations sur votre site internet, car le catalogue départemental renvoie vers lui pour les horaires et les modalités d’inscription.
Un usager de ma commune réserve par le catalogue collectif un document présent dans ma commune, que dois-je faire ?
- Je réponds OUI à la demande de réservation
- Je réponds BIEN RECU au mail de réception
Ainsi, que l’usager soit déjà abonné ou pas à ma bibliothèque il aura l’information que le document est à sa disposition dans sa bibliothèque de rattachement.
S’il est déjà abonné, je lui réserve le document et lui prêterai lors de sa prochaine visite. Dans le cas contraire, j’attends qu’il vienne chercher son document pour l’abonner et le lui prêter.
Pourquoi les usagers réservent-t-ils la notice et pas l’exemplaire ?
La tendance de l’usager serait de réserver un exemplaire disponible alors que nous n’avons la disponibilité qu’à la semaine (vos bases bibliographiques sont exportées une fois par semaine). Une autre tendance serait qu’il réserve un document proche de chez lui alors qu’un autre document plus lointain dans le département pourrait être plus rapidement disponible.
