Boîte à outils

Désherbage

 Pour une autre approche (Prezi)

 Pour une autre approche (Prezi)

Mode d'emploi

Introduction

Désherbage : mot issu de l’horticulture et inspiré du terme bibliothéconomique anglo-saxon weeding qui signifie désherber.
Acte de retirer de l’accès direct (documents proposés directement aux usagers) des documents selon des critères définis au préalable. Attention, ne pas confondre avec le pilon qui correspond à l’élimination qui constitue une des solutions possibles parmi d’autres telles que la relégation (constitution d’une réserve en magasin) ou le don
Le désherbage est indispensable pour proposer une collection actualisée et attractive. Moins de documents, bien choisis, en bon état, comportant des informations à jour et fiables, valent mieux qu’une collection abondante comportant des documents vieillots et périmés.
Il existe 2 modes de désherbage :
Le désherbage courant qui consiste au moment du reclassement à retirer des rayonnages, au fur et à mesure, des documents abîmés ou périmés et à les remplacer par des nouveautés par exemple.
Le désherbage systématique ou opération de désherbage conduite pour une période donnée sur tout ou partie de la collection.
Il est nécessaire de faire du désherbage régulièrement (au moins une fois par an), il est normalement conseillé de retirer l’équivalent d’au moins 50 % du nombre total des documents acquis en 1 an. Pour les grands établissements, le nombre de documents désherbés = le nombre de documents acquis.


Les obstacles à surmonter

La plupart des tutelles préfèrent que les fonds s’accroissent plutôt que d’assumer la nécessité d’éliminations régulières et il faut beaucoup de pédagogie et de temps aux bibliothécaires pour expliquer que le désherbage fait partie de l’activité normale d’une bibliothèque. De plus l’objet livre est sacralisé dans nos sociétés et a pu faire l’objet de destructions spectaculaires dans le passé, ce qui lui confère un poids symbolique très important
Les collections anglo-saxonnes étant davantage et depuis plus longtemps axées sur les fonds pratiques scientifiques et techniques ainsi que sur les collections très populaires ont permis une meilleure compréhension de la nécessité du désherbage régulier.


4 critères à prendre en compte

- Obsolescence : ce qui est périmé du fait de l’évolution des connaissances.
- Age : date d’édition, d’impression. Toutefois, il est nécessaire d’être prudent car cela ne permet pas de repérer les ouvrages de fonds. Ce critère est très important pour certains documents tels que les guides de voyage ou les documents scientifiques. C’est également un bon critère pour la relégation (rangement en magasin) de certains titres de périodiques.
- Usage : critère basé sur les statistiques de prêt : nombre d’emprunts sur une durée de 2-3 ans ou plus. Mais ce critère ne tient pas compte de la consultation sur place. De plus, la valeur d’un document n’est pas uniquement liée à son usage et il est nécessaire de proposer des documents autres que ceux qui ont la faveur du public.
- Qualité de l’information : repose sur la culture des professionnels. 3 approches : ce qui est « bon en soi », ce qui est « bon pour l’usager », ce qui est « bon pour la collection ».

Dans tous le cas, les techniques quantitatives doivent être complétées par l’expertise professionnelle.

Les documents pour la jeunesse se désherbent selon les mêmes méthodes que les documents adultes, avec la même rigueur. En effet le public jeunesse et adolescents est encore plus sensible à l’usure matérielle et intellectuelle des documents et aussi plus fragile face à des documents contenant des informations devenues obsolètes ou de mauvaise qualité.


3 étapes à respecter

- Analyse des besoins : pourquoi, collections concernées, pour quels usagers.
- Etude de faisabilité : quels moyens, quelles informations utiles à rassembler préalablement, locaux, personnel, organisation interne.
- Organisation pratique et méthodologie : recherche de solutions, quels critères, quelles méthodes, quelles réponses apportées.

L’analyse des besoins

Pourquoi ?

Faire de la place.
Améliorer la présentation et l’état de conservation de la collection (faire réparer, relier). Améliorer l’actualité et la pertinence de la collection.
Adapter constamment l’offre à la demande des usagers.
Améliorer la visibilité des documents et le rendement de la collection qui sera ainsi plus facile à appréhender par le public et aura un meilleur taux de rotation.
Améliorer l’image de la bibliothèque en rénovant l’aspect global de la collection et en proposant des documents « appétissants ».

Quoi ?

Définir les missions de la bibliothèque en terme de collections. Que peut-on éliminer ? Quel est le noyau dur de la collection ? Nécessité d’une politique d’acquisition clairement établie, ayant fait l’objet d’un document écrit.
Fonds intouchables : collections patrimoniales, rares, précieuses, fonds locaux

Pour qui ?

Besoins et attentes du public. On tiendra compte du public actif, potentiel, du public que la bibliothèque a vocation à desservir. Nécessité d’en connaître sa composition sociologique.
Dans les bibliothèques publiques on étudiera également le taux de rotation des collections et le cahier de suggestions des lecteurs.


L’étude de faisabilité

Les collections

Point de départ : étude de la collection, données chiffrées. Taille, ventilation / par secteurs et composition de la collection. Il est nécessaire de connaître son état matériel, son accroissement prévisible, l’usage qui en est fait, son organisation, sa classification.

Outils d’évaluation et contrôle des collections

Catalogue, données statistiques.
Après désherbage : correction au catalogue.
Espaces de stockage : bilans précis des possibilités.

Personnel

Ceux qui réalisent les achats sont les plus à même de désherber les collections (meilleure connaissance des différents domaines). Cela requière des compétences.

La recherche de solutions techniques et organisationnelles

Le désherbage entraîne toujours un réaménagement des collections tel que :

-la réorganisation des espaces en libre accès,
-la relégation interne (du libre accès vers un magasin de proximité)
-la relégation externe (concerne la conservation partagée)
-les dons
-le pilon (élimination)

Intellectuelles

Il convient de les noter précisément et il est souvent nécessaire de les combiner :

-Usage : pour les fonds en libre accès (critère n° 1 dans les pays anglo-saxons).
-Critères matériels : état physique du document, fragilité, présentation vieillotte.
-Critères intellectuels ou qualitatifs : adéquation avec la politique d’acquisition, fraîcheur de l’information (entre 3 et 10 ans pour bon nombre de documentaires en libre accès, mais également pour les ouvrages de fiction), accessibilité de l’information pour le public concerné, qualité intrinsèque de l’information.
-Critère de redondance : autres ouvrages plus récents sur le même sujet, exemplaires multiples.

La rédaction d’un document de référence

Rédaction d’un document théorique rappelant les grands principes du désherbage, à intégrer dans la politique de gestion des collections. Puis, à chaque opération de désherbage, préparation d’un document pratique exposant la méthode et les principaux critères retenus.

 

L’organisation pratique

Qui ? : Il faut prévoir un nombre suffisant de personnes afin de permettre un travail en équipe nécessitant au préalable une phase de concertation et d’élaboration de documents de travail (type feuille de route portant critères et précisions suffisantes pour faciliter les tris)

Quoi ? : Définir des priorités en fonction des besoins : par discipline, par série de cotes, par supports

Où : en rayons, magasins, espaces en libre accès. Prévoir des espaces pour trier, réparer, reléguer, présenter pour les dons.

Quand : pendant une fermeture (c’est rarement possible), durant les périodes de plus faibles activités.

Comment : grâce à la méthode IOUPI


Sera désherbé tout document :

I incorrect, fausse information
O ordinaire, superficiel, médiocre
U usé, détérioré, laid
P périmé, obsolète
I inadéquat, ne correspond pas au fonds

En 10 leçons

-Concevoir le désherbage comme un élément de la politique d’acquisition (document écrit)
-Établir un planning.
-Ranger les secteurs à désherber (prévoir le récolement au préalable).
-Rassembler le matériel (liste topographique, accès à internet : Electre, ouvrages de référence, matériel, formulaire de désherbage).
-Examiner chaque document.
-Avant d’éliminer les livres, procéder à une dernière vérification (site abebooks pour connaître la valeur d’un document plus ancien : 1ère édition ou édition remarquable d’un titre recherché par des amateurs. Faire appel à des experts extérieurs si nécessaire.
-Traiter certains documents : reliure, réparation sur place, remplacement (nouvelle édition ou document plus récent).
-Éliminer les documents : corriger le catalogue, établir la liste des documents éliminés, les stocker en attendant le pilon, le don.
-Faire les remplacements de titres.
-Mettre en valeur le fonds.


Quels documents désherber ?

Les exceptions : fonds patrimoniaux, rares, précieux et fonds locaux.
N’importe quel type de document.
Prendre en considération la particularité des romans : que retirer, que conserver ? Fonds populaires souvent menacés. Idéal : possibilité de conservation partagée.

Les livres (voir tableau ci-dessous)

 

Les périodiques

Se poser la question des abonnements à renouveler, à abandonner et quels nouveaux abonnements à souscrire. Les collections de périodiques seront conservées à condition que les articles fassent l’objet d’un dépouillement. Les périodiques de loisir et d’information immédiate sont conservés pendant un an
Critères d’ordre matériel : fragilité, encombrement et coût de la conservation des périodiques.
Critères généraux : pertinence, adéquation / aux missions de l’établissement
Critère d’usage : ce critère baisse avec l’âge.
Pour information : il existe dans chaque Service commun de documentation (SCD) des universités un service rattaché au réseau SUDOC – PS, chargé, au niveau d’une région, du signalement du plan de conservation partagée des périodiques.

 

Les documents sonores

1983 : arrivée des CD
Désherbage faible des CD. Pas de vieillissement de l’information mais phénomènes de mode. Goûts changeants des usagers : certains CD destinés la réserve. Attention : dans le domaine musical, les titres restent disponibles sur le marché moins longtemps et il est difficile de les retrouver.
La saturation des espaces peut nécessiter la création d’une réserve.
Les critères de désherbage : usure, détérioration, âge (peu significatif, sauf pour le rock), pour la musique classique (choix possible parmi plusieurs interprétations).

 

Les VHS

Remplacées par les DVD, ces collections font l’objet de désherbage. De plus, il s’agit d’un support fragile ayant une durée de vie limitée. Le matériel nécessaire au visionnage n’est désormais plus disponible sur le marché et peu présent dans les foyers.


Les cédéroms


Collections jeunes, mais support moins utilisé en raison du développement très rapide de l’accès à l’information directement accessible en ligne. L’élimination s’est faite par renouvellement : critère d’actualité et adéquation aux besoins des utilisateurs. Nécessité de prendre en compte l’évolution du matériel nécessaire pour accéder à l’information.

Et après

Les documents que l’on garde

- retour en rayon : documents utiles, voir irremplaçables, parfois petit nettoyage et remise en état nécessaire,
- réparation rapide,
- rachat éventuel sinon conservation,
- stockage : relégation dans le même lieu, à proximité,
- réserve : critère de l’âge, usage moindre. Documents appartenant aux points forts ou d’excellence de la collection.
Attention la réserve ne doit pas être un prétexte pour ne pas se séparer des documents.

Les documents dont on se sépare

- Echanges avec d’autres établissements (très rares, mais possibles).
- Dons à des institutions, des bibliothèques, des organismes internationaux, des organisations caritatives.
- Vente : pour les collections courantes, création d’une régie de recettes
- Pilon : destruction physique. Solution la moins coûteuse. Peut être confiée au service de recyclage de la commune ou à une entreprise spécialisée.

 

Le tampon “sorti de l’inventaire”,”pilon”

Il est nécessaire d’apposer ce tampon sur tous les documents retirés des collections de la bibliothèque.

 

Les corrections au catalogue : à faire rapidement


La remise à niveau du fonds

Remplacement : à l’identique après rachat ou remplacement par des documents équivalents.
Combler les lacunes : révision du fonds destinée à combler les insuffisances : nouvelles acquisitions. Cela nécessite des moyens en conséquence.

Les statistiques :

Il convient de connaître précisément le nombre de documents éliminés par type de supports. A mettre en relation avec :

- le total du fonds pour connaître le taux d’élimination,
- le total des documents acquis à l’année.


Les aspects juridiques

Le Code général de la propriété des personnes publiques publié en 2006 stipule que seuls « les documents anciens, rares ou précieux des bibliothèques » relèvent du domaine public (Ordonnance n° 2006-460 du 21 avril 2006, L2112-1) et sont donc inaliénables. Pour être cédés ou vendus, ils sont soumis à une procédure de déclassement et de désaffection.
Tous les autres documents (collections courantes), susceptibles d’être désherbés, relèvent du domaine privé et sont aliénables. Par conséquent, ils peuvent être facilement retirés de la bibliothèque. Il convient d’en dresser une liste.
Toutefois, il est vivement recommandé de faire valider le principe de l’élimination des documents et de leur destination par une délibération ou un arrêté pris par l’autorité de tutelle.
En cas de vente des documents, une régie de recettes avec désignation d’un fonctionnaire habilité à percevoir de l’argent est indispensable.

 

Désherber par classes Dewey

Critère d’usage : ouvrage non emprunté depuis 3 ans ou 5 ans. Doit normalement être retiré de l’accès direct. Ce critère doit toujours être mis en relation avec l’importance relative au contenu de l’ouvrage.