A quoi sert-il ?
Le rapport d'activité d'une bibliothèque est aussi bien un outil de gestion qu'un outil de communication.
Rédigé annuellement, il permet de mettre en avant l'activité du service dans son ensemble, au-delà de la simple évaluation statistique. Également prospectif, le rapport d'activité présente les projets futurs de la bibliothèque et les moyens qui seront nécessaires à leur déploiement.
Que contient-il ?
Il n'existe pas de rapport type. Chaque rapport dépend de ce que la bibliothèque souhaite mettre en avant. Cependant, certaines grandes rubriques sont indispensables: page de titre, sommaire, annexes.
Le rapport d'activité présente le contexte de la bibliothèque et les moyens humains, matériels et financiers. L'activité de la bibliothèque sur l'année écoulée sera également soulignée grâce aux statistiques d'activité, aux temps forts de l'année ainsi que des éléments moins quantifiables comme les partenariats et les actions hors les murs. Ils se concluent généralement par la présentation des projets pour l'année à venir. Les annexes seront utilisés pour éviter d'alourdir la lecture du rapport.
Quels indicateurs choisir ?
Pour les collections:
- nombre de documents par support et par catégorie
- nombre de documents acquis et désherbés par support et par catégorie
- taux de renouvellement: nombre de documents acquis dans l'année / nombre total de documents
- taux de désherbage: nombre de documents désherbés dans l'année / nombre total de documents
Pour les publics:
- nombre d'emprunteurs actifs (hors collectivité)
- taux d'emprunteurs actifs: nombre d'emprunteurs actifs / nombre d'habitants
- publics par âge, par genre, par catégorie socio-professionnelle
- taux de pénétration: nombre d'emprunteurs d'une catégorie de la population / nombre d'habitants dans cette même catégorie
- lieu de résidence
- fréquentation
Pour les prêts:
- par catégorie d'inscrits, par support, par catégorie de documents
- taux de rotation: nombre de prêts dans l'année / nombre total de documents empruntables
- taux d'utilisation: nombre de documents en prêt à une date donnée / nombre total de documents
- taux de disponibilité: nombre de documents disponibles à une date donnée / nombre total de documents
Pour le fonctionnement:
- locaux: surface, nombre de places assises, accessibilité
- heures d'ouverture: nombre d'heures et nombre de jours d'ouverture, amplitude horaire
- présence en ligne: catalogue en ligne, site web, réseaux sociaux, ressources numériques
- équipe: salariés et bénévoles en nombre et en ETP
Pour l'action culturelle:
- nombre et type d'actions régulières et ponctuelles
- partenariats
Exemples de rapports d'activité:
Rapport d'activité Breteil 2018
Rapport d'activité concentré Roubaix 2017
Pour aller plus loin:
Produire un rapport d’activité, pourquoi ? comment ? – Thomas Violet – Mémoire Enssib – Janvier 2016
