Il est indispensable pour la bibliothèque qui souhaite débuter un partenariat avec un EPHAD/ Foyer-logement…d’élaborer une convention pour déterminer les engagements, droits et obligations de chacune des parties. Cette convention doit être ratifiée par les institutions et les tutelles. Elle permet également aux élus de mesurer les moyens nécessaires à mettre en place. Il est conseillé de trouver un interlocuteur qui connaisse les attentes des résidents et qui puisse faire le lien entre la bibliothèque et l’établissement.

Ce que doit obligatoirement contenir la convention

1- La convention doit porter les noms des différentes parties et de leurs représentants (le Maire de la commune ou le Président de la communauté de communes, le Directeur de l’établissement et le Bibliothécaire-référent).

2- L’objet de la convention doit être mentionné ainsi que les objectifs du partenariat convenu au préalable entre la Commune et l’Etablissement pour personnes âgées.

3- Le nom des référents de chaque structure doit être mentionné ainsi que leur fonction (ici il s’agit du nom du bibliothécaire qui sera l’interlocuteur privilégié dans l’établissement et qui interviendra pour effectuer les animations).

4- le rôle de chaque structure dans le partenariat doit être explicité :

Pour la bibliothèque :

-Intervention gratuite ;

-Périodicité

-Horaires

-Type d’activités proposées (prêts de livres, lectures, écoutes musicales, projections de films)

-Bilan annuel

Pour la structure accueillante :

-Lieu (local dédié ou salle pour séances collectives) ;

-Matériel à mettre à disposition pour les animations ;

-Possibilité ou non d’intervenir auprès des résidents empêchés ;

-Quels types de responsabilités vis-à-vis des prestations proposées (gestion des livres laissés à disposition, rôle d’information auprès des résidents, remplacement des ouvrages détériorés ou perdus etc…)

5- Ne pas oublier de mentionner la durée de validité de la convention qui sera signée par le Directeur de l’Etablissement, le Maire de la commune ou le Président de la communauté de communes et le Bibliothécaire.