Les supports matériels mis à disposition par la BDHV et les collections relevant du catalogue partagé doivent être entretenus, prêtés et conservés dans des conditions appropriées. Ils doivent être restitués en bon état d’utilisation aux dates fixées.

• Support ou matériel appartenant à la BDHV perdu ou détérioré : remboursement au Département par émission d’un titre de recette, charge à la bibliothèque concernée d’en exiger ou non le remboursement auprès de son lecteur si elle le connaît. Les documents perdus ou détériorés ne font pas l’objet d’une facturation auprès de la collectivité responsable si le montant de la facture établie pour l’année en cours est inférieur ou égal à 10 €.

Le remboursement est calculé selon le barème suivant : Barème supports perdus ou abimés

• Documents échangés au titre du catalogue partagé (prêts entre bibliothèques) qui n’appartiennent pas à la BDHV perdus ou détériorés, les collectivités en cause (bibliothèque « prêteuse » et bibliothèque « emprunteuse ») traitent ce préjudice selon leurs règles internes.